เทคนิคสัมภาษณ์งานทางโทรศัพท์ Call interview แบบมืออาชีพ
หนึ่งในขั้นตอนที่ HR จะทำการคัดเลือกบุคลากรเข้าร่วมงานในบริษัท ก็คือการใช้โทรศัพท์ในการประเมินผู้สมัครงานเบื้องต้น ว่าจะเหมาะสมกับตำแหน่งนั้นๆ หรือไม่ หากทุกอย่างเป็นไปอย่างราบรื่น ผู้สมัครงานก็จะได้ก้าวเข้าสู่ขั้นตอนการสัมภาษณ์งานที่ออฟฟิศหรือแบบวิดีโอคอลต่อไป ซึ่งนี่ถือเป็นปราการด่านแรกที่ผู้สมัครงานต้องให้ความสำคัญเช่นเดียวกัน ในการสร้างความประทับใจครั้งแรกให้แก่ HR เรามาแชร์เทคนิคดีๆ ในการสัมภาษณ์งานทางโทรศัพท์แบบมือโปรกัน
10 เทคนิคสัมภาษณ์งานทางโทรศัพท์
1. เตรียมตัวให้ดี
อันดับแรกเลยก็คือการเตรียมตัวให้พร้อม เริ่มต้นด้วยการหาข้อมูลของบริษัทที่คุณสมัครงาน รวมไปถึงรายละเอียดของตำแหน่งที่คุณสมัครในเบื้องต้น ซึ่งข้อมูลเหล่านี้เป็นการแสดงให้ HR เห็นว่า คุณมีความตั้งใจและสนใจในตัวบริษัทของเขาจริงๆ นอกจากนี้ยังควรลองหาตัวอย่างคำถามที่มักจะเจอบ่อยให้การสัมภาษณ์ทางงานโทรศัพท์เตรียมไว้ด้วย เพื่อเป็นทำการบ้าน ช่วยลดความตื่นเต้น ไม่ให้เกิดการตะกุกตะกักในระหว่างที่ตอบคำถามต่างๆ
2. สติต้องดี การออกเสียงต้องชัด
เมื่อมีข้อมูลต่างๆ ครบถ้วนแล้ว อีกหนึ่งสิ่งสำคัญคือการตั้งสติ พยายามทำจิตใจให้สงบก่อนเริ่มบทสนทนา รวบรวมสมาธิให้มั่น ตั้งใจฟังคำถามจากผู้สัมภาษณ์ให้ดี คิดให้รอบคอบก่อนที่จะตอบคำถามต่างๆ เพราะมีการสติจะช่วยทำให้คุณใจเย็น ไม่ดูลุกลี้ลุกลน นอกจากนี้ยังควรซ้อมออกเสียงก่อนเริ่มการสัมภาษณ์ด้วย เพื่อความชัดเจนและความเข้าใจที่ตรงกัน
3. สถานที่ต้องพร้อม สัญญาณโทรศัพท์ต้องดี
การสัมภาษณ์งานทางโทรศัพท์ต้องอาศัยเรื่องของสมาธิและความตั้งใจพอสมควร ดังนั้นสภาพแวดล้อมโดยรอบจึงต้องเป็นสถานที่ที่เงียบเพียงพอ เพราะหากสถานที่รอบข้างเต็มไปด้วยเสียงต่างๆ อาจรบกวนเข้าไปในโทรศัพท์ ทำให้การสนทนาติดขัด และทำให้คุณดูไม่เป็นมืออาชีพได้
นอกจากนี้ยังควรตรวจสอบสัญญาณโทรศัพท์ให้ดีด้วย พยายามหามุมที่สัญญาณมือถือเต็มทุกขีด เพื่อหลีกเลี่ยงการพูดคุยที่ขาดๆ หายๆ หรือเกิดปัญหาสายหลุดได้ หากคุณอยู่ที่บ้านอยู่แล้ว อาจเตรียมเรซูเม่ไว้ข้างตัว เพราะจะช่วยให้เล่าประสบการณ์การทำงานที่เก่าได้อย่างราบรื่นแบบไม่มีตกหล่น พร้อมเตรียมกระดาษและปากกาเอาไว้ด้วย เพื่อเตรียมจดข้อมูลระหว่างการสัมภาษณ์ ป้องกันการลืมข้อมูลที่ทาง HR แจ้งกลับมา
4. ใช้ภาษาที่ดูเป็นมืออาชีพ ผสานความมั่นใจในการพูด
อย่าลืมว่าคุณกับ HR ยังไม่เคยไม่เจอหน้ากัน และนี่ก็คือการคุยกันครั้งแรก ดังนั้นการแสดงความมืออาชีพในทุกๆ ด้านจึงเป็นเรื่องสำคัญ โดยเฉพาะเรื่องของการใช้ภาษาพูด ควรใช้ภาษาที่ดูเป็นทางการหรือกึ่งทางการ พูดด้วยวาจาที่สุภาพ ไม่ดูเล่นจนเกินไป พูดให้ช้าและชัดถ้อยชัดคำ เรียบเรียงประโยคให้ฟังแล้วเข้าใจง่าย นอกจากนี้ยังต้องคิดไตร่ตรองให้ดีก่อนพูดหรือตอบคำถาม ไม่ต้องรีบจนเกินไป
นอกจากนี้ในทุกๆ ประโยคที่พูดควรแฝงด้วยความมั่นใจลงไปด้วย เพราะถึงแม้การแสดงออกทางสีหน้าหรือภาษากายจะมองไม่เห็นเมื่อสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ แต่น้ำเสียงนั้นยังไงก็ฟังออก ว่าคุณขาดความมั่นใจ หรือขาดความมืออาชีพหรือไม่
5. ระบุชื่อผู้สัมภาษณ์งาน
เรื่องนี้ก็สำคัญไม่แพ้กัน เพราะสื่อถึงความใส่ใจและเป็นมารยาทการสนทนาทางโทรศัพท์ที่ดี นั่นคือคุณต้องต้องใจฟังว่า HR ชื่ออะไร หรือหาก HR ยังไม่ได้เอ่ยชื่อเขา คุณอาจเริ่มต้นด้วยการแนะนำตัวเองก่อน พร้อมทั้งถามว่ากำลังเรียนสายกับคุณอะไร จากนั้นจึงค่อยตามด้วยบทสนทนาแรกว่า “สวัสดีครับ/ค่ะ คุณ…… ขอบคุณที่ติดต่อมานะครับ/ค่ะ” ซึ่งการเริ่มสนทนาแบบนี้ถือเป็นการสนทนาที่ดูเป็นมิตรและสื่อถึงความจริงใจได้
6.ไม่ควรพูดแทรกระหว่างสนทนา
มารยาทพื้นฐานในการสนทนาที่ควรทำไว้ ไม่ว่าจะอยู่ในสถานการณ์ไหนๆ โดยเฉพาะการสัมภาษณ์งานทางโทรศัพท์ เพราะการพูดแทรกหรือขัดบทสนทนาจะทำให้ปลายสายรู้สึกว่าคุณเป็นคนที่ไม่มีมารยาทได้ ดังนั้นจึงควรรอให้ผู้สัมภาษณ์ถามคำถามหรือพูดให้จบประโยคก่อน หรือหากมีคำถามก็ค่อยถามหลังจากการสัมภาษณ์เสร็จสิ้น
แต่หากคุณฟังคำถามไม่ชัดหรือไม่เข้าใจบริบทเท่าที่ควร อย่ากลัวที่จะตั้งคำถามหรือให้เขาทวนคำถามนี้อีกครั้ง แต่ต้องกล่าวด้วยถ้อยคำสุภาพให้เขาทวนคำถามอีกครั้ง อีกหนึ่งทริคที่เราอยากแชร์คือ เมื่อเริ่มสัมภาษณ์งาน ควรให้ผู้สัมภาษณ์ถามทุกคำถามให้หมดก่อน คุณถึงค่อยเริ่มถามเรื่องอื่นๆ ในสิ่งที่คุณอยากรู้ เช่น วัฒนธรรมองค์กร สวัสดิการ หรือรายละเอียดงาน เป็นต้น
7. ไม่พูดถึงที่ทำงานเก่าในแง่ลบ
ไม่ว่าจะเป็นการสัมภาษณ์งานทางโทรศัพท์หรือสัมภาษณ์งานแบบ Face to Face สิ่งที่ห้ามทำเด็ดขาดคือการพูดถึงที่ทำงานเก่าในแง่ลบ แม้บางครั้งคุณอาจจะมีปัญหากับเจ้านาย เพื่อนร่วมงาน หรือไม่ประทับใจกับระบบต่างๆ จนอยากลาออกและส่งใบสมัครมาที่ทำงานใหม่ก็ตาม แต่ไม่ควรนำเรื่องต่างๆ ที่ขัดใจคุณมาเล่าในการสัมภาษณ์งานครั้งนี้เด็ดขาด เพราะนอกจากจะสื่อถึงความไม่อาชีพของคุณแล้ว ผู้สัมภาษณ์งานยังอาจให้คะแนนติดลบกับคุณอีกด้วย
แต่หากผู้สัมภาษณ์ถามถึงสาเหตุการลาออกจากงานเก่า ก็ให้รับบทนางเอกด้วยการตอบว่า อยากมองหาประสบการณ์ใหม่ อยากเพิ่มความท้าทาย หรืออยากเติบโตมากขึ้น แม้ความจริงคุณจะเบื่อที่ทำงานเก่าจนทำให้คุณอยากลาออกก็ตาม
8. พูดความจริงทุกเรื่อง
อีกหนึ่งสิ่งสำคัญที่สามารถทำให้คุณมีคะแนนติดลบได้คือการแต่งเรื่องหรือรับบทเป็นพิน็อคคิโอ ไม่ว่าจะเป็นประวัติการศึกษา ประวัติการทำงาน ทักษะ ความสามารถต่างๆ อย่าลืมว่าวงการนี้แคบนิดเดียว เพราะหากคุณแต่งเรื่อง พยายามสร้างโปรไฟล์ให้ดูดี หรือโกหกอะไรก็ตามแม้แต่นิดเดียว ทาง HR เขาก็สามารถเช็คโปรไฟล์หรือตรวจสอบข้อมูลต่างๆ ของคุณได้เช่นกัน ไม่แน่อาจจะโดนแบล็คลิสต์และส่งผลต่อการสัมภาษณ์งานกับที่อื่นๆ ด้วยก็ได้
9. กระตือรือร้นและเป็นตัวของตัวเอง
แม้เราจะแนะนำให้คุณตอบคำถามอย่างสุภาพและใช้ภาษาที่ดูเป็นทางการ แต่ก็ต้องแฝงความเป็นตัวคุณลงไปในบทสนทนาด้วย เพราะการตอบคำถามแบบเป็นตัวของตัวเอง จะช่วยทำให้คุณผ่อนคลาย และยังช่วยให้คุณและผู้สัมภาษณ์ได้ประเมินร่วมกันว่า คุณเหมาะกับตำแหน่งนี้แค่ไหน
อีกทั้งคุณยังต้องมีความกระตือรือร้นอยู่เสมอ โดยการถามเบอร์โทรศัพท์ติดต่อกลับผู้สัมภาษณ์ เพื่อติดตามผลการสัมภาษณ์งานทั้งหมด ถือเป็นการแสดงให้เห็นว่าคุณมีความใส่ใจในการติดตามผลสัมภาษณ์และบ่งบอกว่าคุณอยากเดินหน้าไปสู่ขั้นตอนการคัดเลือกอื่นๆ ต่อไป
10. จบบทสนทนาด้วยคำขอบคุณ
เมื่อสิ้นสุดขั้นตอนการสัมภาษณ์งานทางโทรศัพท์แล้ว อย่าลืมกล่าวขอบคุณผู้สัมภาษณ์งานทุกครั้ง ที่สนใจในโปรไฟลของคุณและมอบโอกาสในสัมภาษณ์งานครั้งนี้ รวมถึงการสละเวลาของ HR ในการสัมภาษณ์งาน เพราะเป็นการสร้างมารยาที่ดี และสร้างความประทับใจให้แก่ผู้สัมภาษณ์ได้อีกด้วย
Cr. JobsDB